Metodstöd för verksamhetsutveckling

Här beskrivs en modell för utveckling som följer de steg som förekommer i en utvecklingsprocess. Den kan användas på alla nivåer i kommuner och regioner och av alla professioner.

Stegen beskrivs kortfattat och till vissa steg hör länkar med material att använda och lästips.

1. Förstå nuläge

Det första steget i en utvecklingsprocess handlar om att förstå nuläget. Vilket problem ska lösas och varför ska det lösas? Många utvecklingsarbeten startar utan att varför är känt i organisationen. Det kan därför vara klokt att stanna i varför-frågan ett tag och ha dialog med många om det. Detta för att energin i ett utvecklingsarbete till stor del kommer från ett angeläget varför.

• Besvara frågor som: Hur stort är problemet? Hur stort är gapet mellan nuläget och det önskade läget? Finns någon data som stödjer argument och upplevelser att utveckling behöver ske? Det kan även vara patient/brukarberättelser som kan ge en ökad insikt om att något behöver förbättras.
• Analysera hur er data de ser resultaten ut över tid. Vid negativa resultat – vad är orsaken? Vad är orsaken till ett positivt resultat? Hur kan vi upprätthålla det goda resultatet?

Det kan även vara klokt att fundera över om organisationen är redo för förändring. Ibland är förändringsbehovet så stort så att man måste börja även om det inte är ett optimalt läge för organisationen.

Frågor GAP-analys (PDF) Pdf, 122 kB.

2. Prioritering/fokusering

Det andra steget i en utvecklingsprocess handlar om att försöka hitta orsakerna till nuläget och förstå varför ser det ut som det gör. Orsakerna är ofta flera och en prioriteringsordning kan behöva göras. Vad behöver först förbättras och få ordning på som kanske kan ge fler positiva effekter? Det finns många enkla och bra verktyg att använda för att hitta orsaker till problem, som t ex fiskbensdiagram (Ischikawadiagram) och 5 varför.

Stäm gärna det du fått fram hittills med en ”critical friend” för att få hjälp att se sådant som annars kanske hade missats.Beskrivning och mall för fiskbensdiagram (PDF) Pdf, 80 kB.

3. Förstå system och behov

I det tredje steget i en utvecklingsprocess görs en utblick över hur systemet vi försöker påverka ser ut och vilka behov som finns. Systemkunskapen hjälper oss att förstå hur olika aktiviteter tillsammans skapar en helhet för den målgrupp som utvecklingsarbetet riktar sig till. Önskar vi andra resultat behöver sannolikt andra delar av systemet samverka i utvecklingsarbetet. Det kan handla om att aktiviteter som sker (eller inte sker) hos verksamheter steget innan eller efter också behöver förbättras för att nå bättre resultat.

System

Ska en förändring bli hållbar behövs en förståelse för hur systemet hänger ihop. Ett sätt att se systemet som helhet är att göra en så kallad värdeflödesanalys. Då görs en kartläggning av patienten/brukarens/klientens väg genom systemet. Det ger en bild av systemet och var stopp mm visar sig. Det hjälper oss att förstå vilka logiker som styr: resurser eller flöde. (resurser: systemet är uppbyggt efter resurser, till exempel olika hus, personal mm medan flöde innebär att vågen genom är uppbyggt efter patientens/brukaren/klientens optimala väg genom systemet).

Olika behov och förmågor

Vi behöver bli bättre på att förstå invånarnas behov och designa tjänster och arbetssätt anpassade efter det snarare än tvärtom, att invånare får anpassa sina behov efter systemet. Vid en undersökning framkom fyra grupper av behov, som namngavs efter vad som var mest karaktäristiskt: Självständiga och engagerade, Oroliga och engagerade, Traditionella och obrydda, Sårbara och oroliga. Tänk om vi kunde ta fram fler tjänster som tar tillvara på gruppen Självständiga och engagerades förmågor. Då skulle våra resurser räcka bättre till de Sårbara och oroliga och deras förmågor.

Beteenden och behov hos personer i kontakt med vården (PDF) Pdf, 12 MB.

4. Förbereda genomförande

Det fjärde steget i en utvecklingsprocess fokuserar på upplägg och strategi för utvecklingsarbetet. Det handlar om att planera och skapa ett upplägg som hjälper till att driva förbättringsarbetet framåt. Här presenteras två vanliga upplägg, som även går att mixa efter behov.

Genombrottsmetoden

Det är en metod som ofta används när det finns evidens för att något fungerar och fler behöver göra på samma sätt, eller när det finns ett gap mellan hur vi gör och hur vi borde göra. Metoden är hämtad från IHI (Institute of Healthcare Improvement i Boston) och är vanligt förekommande inom vård och omsorg världen över, men även inom andra branscher.

Samla personer från flera verksamheter som vill förbättra liknande problem och har samma utvecklingsfokus. Låt dem komma samman och testa, lära och sprida erfarenheter med varandra.

Expertis i förbättringskunskap och i området utbildar och stödjer utvecklingsarbetet. Därefter sker ett antal lärande seminarier där varje deltagande grupp jobbar med sitt eget förbättringsarbete mellan varje träff. Teamen ansvarar för att systematiskt testa förändrade arbetssätt, följa upp och analysera utfall under mellanperioderna samt sprida sina lärdomar till fler vid lärandeseminarierna.

Innovationsmodellen

Det är en utvecklingsprocess där man på förväg inte vet vad lösningen är utan utgår från användarens behov och medskapar lösningar tillsammans med dem som tjänsten är till för. Metoden och arbetssättet utgår ifrån det som kallas användardriven innovation eller tjänstedesign.

I länken nedan presenteras innovationsmodellens steg för steg med översiktliga beskrivningar av hur man kommer igång, vad som är viktigt att tänka på samt förslag på metoder och mallar som kan användas i de olika stegen.

Innovationsguiden

5. Genomföra

Det femte steget i utvecklingsprocessen är att skapa systematik i utvecklingsarbetet. Det görs med tydliga mätbara målbeskrivningar, genom att utse uppföljningsindikatorer för att följa upp utvecklingsarbetet över tid samt lära sig mer om PDSA för att strukturerat testa nya arbetssätt, analysera utfall och ta beslut om agerande därefter.

How to improve, model for improvment, IHI

De som vet mest om vad som behöver göras är oftast patienter, brukare, anhöriga, dvs de som våra verksamheter är till för. Samskapa lösningar tillsammans med dem och testa i liten skala, utvärdera och inför/avfärda.

Nolans förbättringsmodell är enkel att utgå ifrån och vedertagen globalt.

• Vad vill vi åstadkomma? leder till mål.
• Hur vet vi att en förändring är en förbättring? leder till mått.
• Vilka förändringar kan leda till en förbättring? leder till idéer!.
• PDSA-cirkeln - Planera, Gör, Studera, Agera - leder till test.

Förslag att testa för en bättre tillgänglighet.

Tillgänglig vård - Vägledande strategier och koncept för hållbar utveckling

6. Implementering och ständig förbättring

Det sjätte steget i utvecklingsprocessen handlar om att skapa långsiktighet i framtagna förbättringar och kunskapen om att implementera bättre arbetssätt och rutiner i verksamheten.

• Vem efterfrågar det ”nya”? Riktning, efterfrågan av nulägesresultat, gemensamma analyser och beslut om vägval över tid har betydelse för fortsätt utveckling.

• Vem ansvarar för att fasa ut det ”gamla”? Så länge möjligheten att göra på det tidigare sättet finns kvar ökar risken att man går tillbaka till det.

Dessa två frågor är centrala vid implementering och visar på vikten av att skapa en struktur för att dels hålla i det nya, men också fånga upp idéer för att göra det nya ännu bättre.

Folkhälsomyndigheten har tagit fram ett bra material. De har också tagit fram en användbar checklista för implementering med kvalitet som finns under Att lyckas med implementering.

Från nyhet till vardagsnytta om implementeringens mödosamma konst, Folkhälsomyndigheten

Att lyckas med implementering inom folkhälsoområdet, Folkhälsomyndigheten

Stöd till utveckling för bättre tillgänglighet tre lärträffar under våren 2024